Справка

1Вход в панель организатора

Мероприятия проводят в панели организатора. Войдите на портал, откройте переключатель роли в шапке и выберите Организатор — откроется раздел Мои мероприятия.

• Вкладки Администратор, Менеджер, Судья — мероприятия, где у вас эта роль. Поиск — по названию или городу.
• В строке мероприятия: Настроить — категории, этапы, критерии и роли; Участники — заявки.
• В меню ⋯: Опубликовать / Скрыть, Статистика, Чекин, Протоколы, Монитор судейства, Витрина проектов, Тесты и Панель — экран с результатами для зала.

2Организация и соглашение

Мероприятие проводят от имени организации. Выбрать её организатором можно, только когда у команды организации действует соглашение с организатором мероприятий. Оно же даёт команде права в её мероприятиях и подпись протоколов от имени организации.

Порядок подписания

1. Организация и команда. В Моя организация нажмите Добавить организацию и найдите её по названию или ИНН. Подайте заявку в команду организации — или Создать свою команду, если команды ещё нет.
2. Вид соглашения. Во вкладке Соглашение выберите Соглашение с организатором мероприятий — электронный документооборот и проведение мероприятий от имени организации. Школе, которой нужны данные своих обучающихся, — Соглашение с образовательной организацией.
3. Формирование. Сформировать и подписать — портал подставит реквизиты сторон и подготовит документ. Первым его подписывает тот, кто нажал кнопку, поэтому нажимает сам руководитель — войдя на портал под своим аккаунтом и вступив в команду.
4. Подпись организации. Руководитель подписывает усиленной квалифицированной подписью (УКЭП) юрлица: в сертификате должен быть ИНН организации. Сертификат физлица и подпись по МЧД не подойдут — с чужим ИНН права не включатся.
5. Подпись оператора. Затем соглашение подписывает оператор портала — АНО ДО «РОБОЛАТОРИЯ». Пока он не подписал, статус На подписании, а в карточке видно, чья подпись ожидается; Обновить статус проверяет, не подписал ли он.
6. Соглашение действует. Команда становится подтверждённой, руководитель — её администратором. Организацию можно выбрать в поле Организатор при создании мероприятия, а команда получает права в её мероприятиях.

Роли в команде

Назначают во вкладке Сотрудники и роли. Они действуют во всех мероприятиях, которые проводит команда.

3Создание мероприятия

1. Организатор — организация, от имени которой проводится мероприятие; её название и подписант попадут в протоколы. В списке только организации с действующим соглашением с организатором мероприятий — как его подписать.
2. Тип мероприятия: Соревнование или Без соревнования. Без соревнования участники только регистрируются и отмечают приход — этапов, судей и протоколов нет.
3. Учебный год, Уровень мероприятия (от школьного до всероссийского) и Название.
4. Формат проведения: Офлайн — тогда обязательны город и место проведения, или Онлайн.
5. Открытие регистрации, Окончание периода регистрации и, если известна, Дата мероприятия.
6. Описание для клиента — его видят участники. Добавьте изображение (до 5 МБ) и документы: положение, регламент, программу.
7. Нажмите Сохранить.

4Категории и этапы

Слева — дерево: мероприятие, категории и подкатегории, под выбранной категорией — её этапы. Категорию добавляет Добавить категорию; меню ⋮ копирует категорию со всеми настройками и этапами в это или другое мероприятие.

Настройки категории

Вкладки Основное, Документы, Атрибуты, Сертификаты, Этапы, Пользователи. Во вкладке «Основное»:

• Соревнование — с соревнованием или без: категория без соревнования только принимает заявки и отмечает приход.
• Автоподтверждение заявок, Участники — сколько человек в одной заявке, Квота и Дедлайн регистрации.
• Тип связи этапов: независимые или последовательные с отбором. У последовательных — Агрегация результатов: по последнему этапу, сумма или среднее по всем этапам.

Этапы

Во вкладке Этапы категории — Добавить этап: название, тип, ранжирование, даты начала и окончания. Авто-чекин сам отмечает приход всех, у кого заявка подана или подтверждена.

5Критерии оценки

Судья оценивает этапы, а не категории, поэтому критерии оценки заводят во вкладке Атрибуты этапа: щёлкните этап в дереве → Атрибуты → Добавить атрибут.

• Тип данных — целое или дробное число, «да/нет», строка или текст.
• Ограничения значений — минимум, максимум и шаг. Другое значение судья не сохранит.
• Обязательное поле — без него судья не подпишет протокол.
• Подсказка — текст для значка (?) у критерия в протоколе судьи.
• Публичность — публичный критерий виден участникам в опубликованном протоколе, непубличный — только организаторам и жюри.
• Родительский атрибут и Суммировать дочерние числовые атрибуты в этот — критерий из подкритериев, итог считается сам.

Порядок критериев меняют перетаскиванием. Атрибуты категории — это поля заявки: их заполняют участник, команда или проект при регистрации. Там же, в карточке Системные поля участника, включают СНИЛС: не запрашивать, необязательно или обязательно.

6Роли и назначения

Роли выдают во вкладке Пользователи мероприятия, категории или этапа: укажите Телефон, выберите Роль и нажмите + Выдать доступ.

• Роли выше по дереву видны в блоке Унаследованные пользователи: судья категории судит все её этапы.
• Права дают и через команду организации-организатора: в Моя организация → Сотрудники и роли администраторы и подписанты становятся администраторами её мероприятий, сотрудники — менеджерами.
• Корзина у человека спросит: Только закрыть доступ или Удалить вместе с оценками и подписями.

7Регистрация участников

• Поиск по ФИО или номеру заявки, фильтры Все категории и Все статусы.
• Статус заявки меняют прямо в строке — участник получает уведомление.
• Карандаш в строке — Редактировать данные: категория, участники, школа, СНИЛС, согласие на обработку персональных данных (его загружает сам участник в личном кабинете) и поля заявки.
• Сообщение — письмо участникам по категории и статусу, с подстановкой имени и данных заявки. Отправленное не вернуть.
• Выгрузить — карточки заявок в PDF и списки участников в Excel.
• Добавить участника — заявка за участника: его находят по телефону на портале или приглашают.

8День соревнований

• Чекин (⋯ → Чекин) — отметка прихода: выберите категорию и этап или ищите по фамилии по всему мероприятию. Есть Отметить всех и Авто-чекин.
• Монитор судейства — прогресс оценки, подписи и судьи по каждому этапу, Незаполненные критерии — кто и что не заполнил.
• Витрина проектов — проекты участников: Одобрить или Отклонить перед показом.
• Тесты — тесты и опросы для теоретических этапов, попытки участников и ручная проверка ответов.
• Панель — экран для зала с результатами; этапы и слайды выбирают во вкладке Панель мероприятия.

9Протоколы и итоги

Слева — дерево категорий: сводный протокол есть у конечных подкатегорий и их этапов. Организатор оценки видит, но не правит — их ставят судьи.

• Вид таблицы — По судьям или По критериям; Выгрузить — в XLS или PDF.
• Статусы: Авто-статусы (1-е место — победитель, 2-е и 3-е — призёры, остальные — участники) или вручную в строке.
• Олимпийская система: Сформировать группы, Сформировать плей-офф, стыковые матчи. Альянсы: Сформировать сетку, турнирная таблица, жеребьёвка и счёт матчей.
• Дипломы и благодарственные письма — Отправить дипломы и Отправить благ. письма на уровне категории; шаблоны — во вкладке Сертификаты категории.

Переходы между этапами

Этап в дереве → Переходы → Добавить переход: Целевой этап и условие — по статусу, топ N, минимальный балл или топ из групп олимпийского этапа. В следующий этап попадут только прошедшие отбор.

10Подписание протоколов

Протоколы подписывают в блоке Подписи протоколов этапа на странице Протоколы. Порядок такой:

1. Судьи подписывают свои протоколы этапа — статусы видны в блоке: не подписан, черновик, подписан, отозван.
2. Сводный протокол этапа: Сформировать протокол (PDF) → Отправить на подпись. Портал не даст начать, пока не все судьи подписали, не все оценки выставлены или не все матчи турнира сыграны — и напишет, кого ждёт.
3. Подписанты подписывают: Подписать кодом — код приходит на почту, или Подписать УКЭП. Обновить статус показывает, кто уже подписал.
4. Итоговый протокол категории — на уровне категории: Сформировать протокол (PDF) → окно Настройка итогового протокола: какие этапы и как входят в итог, скрыть ли тех, кто не дал согласие на обработку ПД, дата подведения итогов, организация и её подписант.

Для УКЭП на компьютере нужны КриптоПро CSP, КриптоПро ЭЦП Browser plug-in и сертификат на токене. Если подписант отклонил документ — исправьте и нажмите Сформировать заново и отправить.

11Публикация результатов

Подписанный сводный протокол публикует кнопка Опубликовать в блоке подписей. Участники увидят места и статусы в личном кабинете, а оценки — только по публичным критериям.

• Снять публикацию — скрыть результаты обратно.
• Аннулировать протокол — если в подписанном протоколе ошибка; после этого протокол формируют и подписывают заново.
• Если судья после публикации нашёл ошибку, он отправляет запрос на отмену подписи — в блоке подписей появится метка Запрос отмены и кнопка Одобрить отмену.

12Частые вопросы

1Регистрация на портале

1. Откройте my.robocity.info и зарегистрируйтесь по номеру телефона — или войдите, если аккаунт уже есть.
2. Откройте Профиль и проверьте фамилию, имя, отчество и электронную почту: ФИО попадёт в протокол, а на почту придёт код для подписи.
3. Сообщите организатору номер телефона, с которым зарегистрировались, — по нему вас назначат судьёй.

2Заявление о цифровой подписи

Протокол судьи подписывают кодом из письма. Чтобы такая подпись признавалась вашей, один раз подтвердите в профиле заявление о признании простой электронной подписи. Без него баллы в протоколе не сохраняются.

1. Прочитайте заявление — ваши ФИО, телефон и почта в нём уже стоят, их берём из профиля.
2. Отметьте Я прочитал(а) заявление и подтверждаю его и нажмите Подтверждаю.
3. Появится зелёная плашка с датой подтверждения — больше ничего делать не нужно.

3Как открыть протокол

Организатор назначает вас судьёй категории или этапа по телефону. После этого:

1. Войдите на портал, в переключателе роли в шапке выберите Организатор.
2. В Мои мероприятия откройте вкладку Судья.
3. Нажмите Оценить: <категория> — откроется Электронный протокол.
4. Слева, в Мои категории, выберите этап: у категории своего протокола нет.

4Заполнение протокола

Протокол показывают Таблицей — удобно на компьютере — или Карточками — на телефоне и планшете. Строки — участники или команды, столбцы — критерии этапа.

1. Щёлкните ячейку критерия и введите значение.
2. Нажмите Enter или щёлкните мимо ячейки — оценка сохранится. Esc отменяет ввод.
3. Значок (?) у критерия — подсказка организатора: что и как оценивать, диапазон баллов.
4. В колонке Материалы: Проект — работа участника, Ответы — его ответы на тест.
5. Критерий из подкритериев (Σ) считается сам — заполняйте подкритерии.

В протоколе только допущенные участники: отмеченные на чекине (если он был) и прошедшие отбор с прошлого этапа.

5Турниры и особые этапы

• Олимпийская система — счёт вносят в матчи групп и плей-офф щелчком по матчу. Сетку формирует организатор.
• Альянсы 2v2 — в карточке матча: Жеребьёвка (две команды в каждый альянс), затем Ввести счёт. Ничья не допускается. Пока организатор не сформировал сетку, матчей нет.
• Общий протокол (последовательное ранжирование) — все судьи этапа заполняют один протокол.
• Внешняя среда — баллы приходят из внешнего сервиса сами.

6Подписание протокола

Под протоколом — блок Подпись протокола.

1. Проставьте все критерии по каждому участнику — иначе портал напишет, сколько осталось. В турнире завершите все матчи.
2. Нажмите Подписать протокол. На почту из профиля придёт код — он действует 5 минут.
3. Введите код и нажмите Подтвердить. Не пришёл — Отправить код повторно и проверьте «Спам».

После подписи редактирование закрыто, а ваши оценки попадают в сводный протокол.

• Нашли ошибку, пока сводный протокол не подписан, — Отозвать подпись, исправьте и подпишите снова.
• Сводный протокол уже опубликован — Запросить отмену подписи: запрос уйдёт администратору мероприятия.

7Частые вопросы

1Кабинет «Моя организация»

Кабинет школы, колледжа или центра дополнительного образования на портале: мероприятия, в которых участвуют ваши обучающиеся, их заявки и результаты, соглашение с оператором портала, документы на подпись и сотрудники.

Пока соглашение не подписано, часть вкладок закрыта замком — при наведении видно, что нужно, чтобы её открыть.

2Добавить организацию

1. Нажмите Добавить организацию и введите ИНН или название — появятся организации с портала и из ЕГРЮЛ.
2. Выберите свою и нажмите Добавить. Организация из ЕГРЮЛ заводится сразу, модерации нет. Ликвидированную или в банкротстве добавить нельзя.
3. Если в организации ещё нет команды, портал создаст её, и вы станете администратором.
4. Если команда уже есть, выберите Подать заявку в команду — её подтвердит администратор команды — или Создать свою команду.

Пока заявка не подтверждена, открыты Обзор, Соглашение и Документы. Ждать не обязательно: Создать свою команду отзывает заявку, и вы становитесь администратором новой команды.

3Соглашение с образовательной организацией

Соглашение открывает команде данные обучающихся организации: заявки, участников, результаты по этапам и дипломы — и электронный документооборот с оператором портала. К соглашению прикладывается поручение на обработку персональных данных (152-ФЗ).

1. Кто нажимает. Руководитель организации, со своего аккаунта на портале: первым соглашение подписывает тот, кто его сформировал. Если руководителя нет в команде — добавьте его во вкладке Сотрудники и роли с ролью Подписант.
2. Чем подписывать. Усиленной квалифицированной подписью (УКЭП) юрлица: в сертификате должен быть ИНН организации. Сертификат физлица и подпись по МЧД не подойдут. На компьютере нужны КриптоПро CSP, КриптоПро ЭЦП Browser plug-in и ключ на токене.
3. Подпись оператора. Затем соглашение подписывает АНО ДО «РОБОЛАТОРИЯ». Пока он не подписал, статус На подписании; Обновить статус проверяет, не подписал ли он.
4. Действует. Команда становится подтверждённой, руководитель — её администратором, открываются Мероприятия и данные обучающихся.

Проводить мероприятия от имени организации — другое соглашение, с организатором мероприятий: оно описано в руководстве организатора. Оно же открывает вкладку Отчётность.

Аннулировать

Подписанное соглашение аннулируют по соглашению сторон: в Документы → Подписанные нажмите Аннулировать и укажите причину. Соглашение прекращается, когда запрос подтвердят обе стороны; до этого оно действует.

4Сотрудники и роли

• Добавить сотрудника — по номеру телефона, с которым он зарегистрирован на портале. Не зарегистрирован — попросите его зарегистрироваться.
• Заявки в команду — Подтвердить с выбором роли или Отклонить.
• Срок полномочий по умолчанию — год; можно изменить или оставить без срока.
• Человек состоит только в одной команде организации. Единственного администратора нельзя открепить или понизить — сначала назначьте другого. Нельзя открепить и того, чьей подписи ждут документы.

5Мероприятия и данные обучающихся

В списке — мероприятия, которые проводит организация, и те, куда подали заявки её обучающиеся. Обучающиеся определяются по ИНН школы, указанному в заявке, — поэтому в карточке организации должен быть заполнен ИНН.

1. Фильтр Актуальные / Прошедшие и поиск по названию.
2. Участники в строке мероприятия — заявки: номер, статус, кто подал, категория, участники с датой рождения.
3. Открыть в столбце Дипломы и результаты — результаты по этапам («Проходит дальше», награда) и дипломы участников для скачивания.

Данные видит любой подтверждённый член команды, в том числе наставник. Без соглашения с образовательной организацией кнопка Участники неактивна.

6Документы на подпись

• Ожидают действия организации — здесь то, что нужно подписать: соглашения, протоколы мероприятий команды. Документ появляется, когда до организации дошла очередь.
• От имени организации подписывают только УКЭП. Подписывает администратор или подписант команды.
• Отклонить — с обязательной причиной; автор исправит и запустит подписание заново.
• У подписанного документа — Подписанный PDF, Контейнер подписи (.sig) и Проверить подпись.

7Отчётность (ГИР)

Выгрузка победителей и призёров мероприятия в xlsx по шаблону ГИР. Доступна, если организация — организатор или соорганизатор мероприятия и у команды действует соглашение с организатором мероприятий. Формирует сотрудник, подписант или администратор.

1. Выберите мероприятие и нажмите Сформировать выгрузку.
2. В настройках отметьте при необходимости Выгружать участников без СНИЛС и Вычислять класс по дате рождения.
3. Скачать xlsx. Строки с недостающими данными показывает Показать недостающие данные — их стоит дозаполнить.

Все выгрузки хранятся в Журнал выгрузок.

8Частые вопросы